Guía completa 2021: Certificado Digital

En este artículo te presentaremos nuestra guía completa para obtener y utilizar correctamente tu Certificado Digital de persona física o entidad, como pueden ser sociedades, comunidades de bienes, asociaciones, clubes, etcétera. Actualmente estamos viendo cómo cada vez más administraciones públicas y entidades privadas exigen el uso de esta tecnología de firma digital, por lo que en unos años su uso será prácticamente necesario para cualquier trámite que queramos realizar, incluidas las personas físicas, las cuales actualmente aún no están obligadas a comunicarse por estas vías ante Hacienda o Seguridad Social, pero que no tardarán en verse obligadas.

Este es un trámite que realizamos como asesoría online y presencial para todos nuestros clientes, personas físicas, autónomos y sociedades, por lo que si te interesa que lo tramitemos por ti, podremos ayudarte en todo lo que necesites

Redactor:  Guillermo Maravé

¿Qué es el certificado digital?

El certificado digital es un documento electrónico considerado como firma digital permitiendo realizar gestiones online. Este documento identifica cualquier persona a través de Internet siendo de obligatoriedad para la realización de distintas gestiones con las Administraciones Públicas como la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.

Existen diferentes posibles vías para obtener el certificado digital tanto de persona física como de persona jurídica pudiendo así acceder como representante de una sociedad. Debes tener en cuenta que, para la obtención y la posterior descarga del certificado, se ha de solicitar desde un mismo equipo y usuario, mediante Internet Explorer recomendablemente, ya que a pesar de ser el navegador menos usado, nos permite realizar todo tipo de gestiones con los certificados digitales de la forma más sencilla posible.

Tipos de Certificados Digitales en España

Desde nuestra experiencia, la opción más recomendada es la que nos ofrece la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), nos ofrece todo tipo de firmas digitales necesarias para cualquier caso y se trata de un sistema instaurado en todo el país. Podemos encontrar otras instituciones que emiten certificados digitales según la Comunidad Autónoma a la que pertenezcas y te enseñaremos las más activas en este artículo, pero sin duda la FNMT nos ofrece un procedimiento sencillo e instaurado. Dependiendo del tipo de certificado a solicitar en la sede electrónica de la web de la FNMT accederemos a certificados, y a continuación podremos proceder a la petición de persona física o representante.

Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)

Certificado de persona física

La firma digital de persona física es la que podemos obtener todos los ciudadanos españoles a titulo personal y mediante el cual podemos firmar cualquier tipo de documento digitalmente como si fuera nuestra propia firma a mano.

Obtener el certificado de persona física no tiene ningún coste y tiene una validez de 4 años.

1. El primer paso es solicitar el código de solicitud, puedes acceder pinchando aquí. Una vez introducidos los datos solicitados por el organismo, recibirás el código en unos minutos en tu bandeja de entrada del email que hayas introducido.
2. Este código deberás imprimirlo y junto con el DNI, pasaporte o NIE deberás de presentarlo en alguna de las oficinas que la FNMT ha habilitado para acreditar nuestra identidad (en caso de identificarte con el NIE recuerda que deberás llevar también el pasaporte para que puedan identificarte con tu fotografía). Hay que tener en cuenta que alguna de las oficinas requerirá de cita previa, por lo que deberás de solicitarla mediante internet o llamando a la misma.
3. A continuación, una vez acredites tu identidad, podrás descargar el certificado en el siguiente enlace de la página de la FNMT el cual se instalará automáticamente en tu equipo. Recuerda que debes acceder desde el mismo navegador con el mismo usuario realizado en la solicitud previa.

La firma digital es recomendado exportarla a un lugar seguro que no sea de fácil acceso con contraseña por posibles incidencias que puedan suceder. Si quieres aprender a manejar el Certificado Digital con total soltura, visita nuestro artículo dedica en exclusiva a exportar, instalar de nuevo y borrar el certificado.

Certificado de representante de entidad: sociedades, comunidades de bienes, asociaciones, clubes…

En función de los administradores de la sociedad, para la obtención del certificado de representante, la FNMT distingue administrador único o solidario, persona jurídica y representante de la entidad sin personalidad jurídica.

Persona jurídica con administrador único o solidarios: sociedades.

Si el representante es administrador único o solidario y quieres obtener el certificado de tu entidad de forma online, será necesario haber obtenido el certificado de persona física previamente o mediante certificado de DNI introduciendo el PIN, aunque si quieres ahorrarte el paso de obtener tu certificado de persona física siempre puedes hacer el trámite presencialmente en la oficina de Hacienda de tu ciudad como te explicamos en el punto 2 con un coste de 14€, impuestos no incluidos. Si se solicita de forma online el proceso tendrá un coste de 24€, sin impuestos incluidos, y con una fecha de validez de 2 años. En este caso, este trámite se realiza completamente online en la página de la FNMT. Una vez hemos solicitado el certificado con los datos solicitados por el organismo, ya se podrá pasar a la posterior descarga del mismo. Si en tu caso se trata de un certificado para una entidad con administradores mancomunados o una asociación, congregación, etcétera, tendrás que realizar el proceso presencialmente en una de las oficinas de la FNMT y pedir el código en la siguiente página.

Persona jurídica : sociedades, asociaciones, clubes deportivos, congregaciones, etcétera.

En este caso se deberá acudir a una oficina de acreditación de identidad. Siguiendo el mismo proceso que para el certificado de persona física, se deberá solicitar el código de solicitud para después acreditar la identidad en alguna de las oficinas de acreditación de la FNMT. En cualquiera de las oficinas se deberá presentar una documentación específica en función de la letra inicial del NIF de la entidad, puedes consultarla pinchando aquí. Posteriormente, se podrá descargar el certificado en el ordenador. Este proceso, tiene un precio de 14€ sin impuestos incluidos, teniendo una validez de 2 años.

Entidad sin personalidad jurídica: Comunidades de Bienes y Propietarios, UTE, etcétera.

Por último, el certificado de representante de la entidad sin personalidad jurídica sigue el mismo proceso que el de representante de persona jurídica. Una vez solicitado el certificado, con el código de solicitud y con la documentación necesaria, se acredita la identidad en algunas de las oficinas detalladas anteriormente para poder descargar el certificado a posteriori sin ningún coste adicional.

Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana (ACCV)

Dado que la sede nuestra Asesoría fiscal, laboral y contable se encuentra en Castellón de la Plana, os detallamos a continuación la otra posibilidad de obtener la firma digital mediante la Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana (ACCV). Mediante este organismo de la CV, podrás obtener el Certificado Digital de persona física y de representante de una forma cómoda e igual de segura que con la FNMT en prácticamente cualquier Ayuntamiento, aunque te recomendamos que llames previamente para asegurarte.

Certificado de Persona física ACCV.

La firma digital de Persona física de la ACCV es la más sencilla de obtener, solo tendrás que pedir cita previa en uno de las oficinas donde se expida, principalmente en los Ayuntamientos y sus oficinas, podrás reservar cita por vía telefónica o mediante su sede electrónica, por ejemplo en Castellón existen cuatro puntos de registro en toda la ciudad.

Una vez solicitada la cita previa solo necesitarás acudir a la oficina del Ayuntamiento en la fecha de la cita con tu DNI, NIE o Pasaporte en vigor. Durante el proceso te solicitarán un email, al que te enviarán un mensaje con las instrucciones para descargar el certificado y te darán un justificante con un código que tendrás que ingresar online para poder descargar el certificado. Simplemente abre el email y sigue los pasos indicados en la guía adjunta y ten preparado el código que te habrán dado en papel.

Finalizado el proceso de identificación online, tendrás que ponerle una contraseña al certificado, es muy importante que la recuerdes, ya que si la olvidas no lo podrás instalar en tu ordenador y quedará inservible. Una vez lo tengas descargado en tu ordenador solo tendrás que instalarlo, puedes seguir nuestra guía de uso del Certificado Digital si te quedan dudas de cómo utilizarlo.

Certificado de Representante de entidad con o sin personalidad jurídica.

En el caso de querer obtener la firma digital de Representante de cualquier tipo de entidad, la ACCV cuenta con un proceso de identificación mediante el cual podrás obtener estos certificados de forma online en su web. Solo tendrás que realizar la solicitud de forma online en el apartado de: Formalizar una solicitud. Tendrás que elegir una forma de pago, la más rápida es sin duda con tarjeta, y después tendrás que elegir de qué tipo de entidad se trata y aportar la documentación que te pedirán escaneada, es el método más sencillo y rápido. La ACCV se da un plazo de 5 días hábiles desde tu solicitud para enviarte un email a través del cual podrás descargar el certificado, pero normalmente te podemos decir por experiencia que suelen tardar tan solo 1 o 2 días en enviarlo.

Una vez recibas el email de confirmación para descargar el certificado, tendrás 15 días para descargarlo antes de que caduque y tan solo tendrás que seguir las instrucciones que te darán para descargarlo y ponerle tu contraseña. Si una vez descargado tienes dudas de cómo instalarlo o utilizarlo, recuerda visitar nuestro artículo específico para su uso.

Certificados propios de otras Comunidades Autónomas

Si te encuentras en otra comunidad diferente a la Comunidad Valenciana, te detallamos a continuación las principales entidades emisoras de certificados digitales reconocidos:

• Agencia Catalana de Certificación: http://www.catcert.cat
• Agencia Vasca de Certificación: http://www.izenpe.com
• Asociación Nacional de Fabricantes (ANF): http://www.cert.fnmt.es
• Agencia Notarial de Certificación (ANCERT): ancert.com
• Policía Nacional: dnielectronico.es

Recuerda siempre guardar el certificado en un lugar seguro con una contraseña que recuerdes y que no sea de fácil acceso para otros individuos.

Por supuesto, si te interesa ahorrar tu tiempo y que te ayudemos en la obtención de tu certificado digital, desde LaVieta Asesoría podemos tramitarlo con la máxima rapidez posible, trabajamos con todo tipo de entidades, particulares, autónomos, pymes, etcétera. 

Ante cualquier duda que quieras plantearnos, recuerda que puedes enviarnos tus comentarios y te intentaremos ayudar en todo lo posible y si te interesan cualquiera de nuestros servicios como Asesoría fiscal, laboral y contable online, no dudes en visitar nuestra página y nuestra categoría de fiscalidad.

Este artículo es meramente divulgativo y trata, con carácter general, tanto la normativa/s correspondiente como los presupuestos básicos internos en la misma a la fecha de su publicación.